Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.    Definisi Pengendalian Managemen

Pengendalian (control) merupakan bagian dari fungsi manajemen. Fungsi manajemen meliputi: Planning, Organizing, Staffing, Leading, and Controlling (Leslie W.Rue and Lloyd L. Byars, 2000). Fungsi controlling berperan untuk mendeteksi deviasi atau kelemahan yang perbaikan terhadapnya menjadi umpan balik dari suatu kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. Hal-hal yang dicakup dalam fungsi controlling adalah menciptakan standar atau kriteria, membandingkan hasil monitoring dengan standar, melakukan perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, merevisi dan menyesuaikan metode pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan perubahan kondisi, serta mengomunikasikan revisi dan penyesuaian tersebut ke seluruh proses manajemen.

B.     Langkah-langkah Dasar dalam Proses Pengendalian (kontrol)

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1.      Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2.      Mengukur prestasi kerja.

3.      Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4.      Mengambil tindakan korek

C.    Jenis-jenis Pengendalian Managemen

1.      Pengendalian Pencegahan (Preventive Controls)

Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personil melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personil yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas dan pengendalian ganda. Sebagaimana pepatah mengatakan: “lebih baik mencegah daripada mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya. Untuk itu, pengendalian pencegahan perlu dilengkapi dengan pengendalian deteksi dan pengendalian koreksi.

2.   Pengendalian Deteksi (Detective Controls)

Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas pada buku organisasi merupakan contoh pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan berikut. Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi reviu dan pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsiliasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan, konfirmasi atas piutang/utang dan sebagainya.

3.   Pengendalian Koreksi (Corrective Controls)

Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. Contoh: dijumpai adanya distribusi sembako kepada pihakpihak yang tidak memenuhi kriteria untuk dibantu oleh pejabat kelurahan. Atas dasar pengaduan, lurah setempat mengambil langkah perbaikan dengan menarik kembali bantuan tersebut dan mendistribusikan kepada pihak-pihak yang berhak dan memberikan sanksi kepada oknum pejabat yang telah melakukan penyimpangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.   Pengendalian Pengarahan (Directive Controls)

Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh: kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

5.   Pengendalian Pengganti (Compensating Controls)

Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pimpinan terhadap kegiatan pegawainya pada suatu organisasi kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian pengganti.

D.    Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

1) Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2) Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3) Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4) Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

            Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :

1) Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.

2) Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.

3) Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.

4) Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

Sumber :

http://lintongnababan.wordpress.com/2008/08/28/sistem-pengendalian-manajemen/

http://brsndontatto.blogspot.com/2013/01/77pengawasan-dan-kontrol-dalam.html

pusdiklatwas.bpkp.go.id/.../393/PSPM_Final_Oke.pdf‎